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DAS passiert in Kriftel

Digitalisierung schreitet voran

Bald noch mehr Anträge für Bürger online verfügbar

Die Digitalisierung der Gemeindeverwaltung macht weiter Fortschritte. Das ist dem Sachstandsbericht zu entnehmen, den der Erste Beigeordnete Franz Jirasek jetzt in den Ausschüssen vorlegte. Durch das Online-Zugangsgesetz (OZG) sind alle Behördenverpflichtet, sämtliche Verwaltungsdienstleistungen bis Ende 2022 online anzubieten. Bereits im dritten Jahr arbeiten die Kommunen Eppstein, Liederbach und Kriftel zusammen, um das umfangreiche und herausfordernde „Projekt Digitalisierung“ bewältigen zu können.

Zwar sei man „gut vorangekommen“, weiterhin stehe man aber noch vor großen Anforderungen. „Sowohl interne Prozesse als auch die Bürgerantragsportale müssen überarbeitet und digitalisiert werden“, so Jirasek. Ein wichtiger Schritt sei bereits mit der Einführung eines Dokumenten-Management-Systems (DMS) vollzogen worden.

In den letzten zwölf Monaten wurden gemeinsam folgende Prozesse digitalisiert: die Online-Terminvergabe für den Bürgerservice, die Haushaltsplanung, das Bewerbermanagement und das Aufgabenmanagement. In Kriftel wurde darüber hinaus die digitale Personalakte eingeführt. Jirasek: „Derzeit werden für den Personalbereich digitale Workflows und Antragsformulare erstellt, die es den Beschäftigten ermöglichen, die wichtigsten Anträge und Änderungsmitteilungen digital zu erstellen, diese in einen digitalen Prozess über das Personalamt an die Behördenleitung weiterzuleiten und danach in die elektronische Personalakte abzulegen.“

Diese internen Personalprozesse sollen als Blaupause für den Aufbau von weiteren digitalen Workflows und der elektronischen Aktenablage dienen und auf andere Bereiche der Verwaltung übertragen werden. „Der Aufbau der neuen Prozesse benötigt viel Zeit und Abstimmungsbedarf, so dass sich die Einführung des Rechnungsworkflows verzögert hat. Im November 2021 wurde nun mit der Umsetzung begonnen, die bis Ende Februar 2022 abgeschlossen werden soll“, heißt es im Bericht.

Projekte 2022

Weitere Verwaltungsbereiche sollen nun folgen: Der Posteingang wird neu konzeptioniert und schrittweise digital umgesetzt. Für das ersetzende Scannen müssen Richtlinien eingeführt und Verfahrensdokumentationen erstellt werden. Außerdem werden der elektronische Empfang und die Verarbeitung von Rechnungen vorbereitet. Weitere Workflows sollen in anderen Verwaltungsbereichen umgesetzt werden: In der Kita-Verwaltung wird schon seit einiger Zeit an der Einführung einer webbasierten Software gearbeitet, die die digitale Kommunikation zwischen den Einrichtungen und der Verwaltung verbessern soll. Auch im Bereich der Gewerbesachbearbeitung wird eine modernere Softwareversion zu neuen Möglichkeiten der digitalen Antragstellung und Bearbeitung führen.

„Eigentlich war geplant, bereits in diesem Jahr die ersten Online-Anträge auf der Home-page der Gemeinde Kriftel einzustellen. Leider konnte die ekom21, die die dazugehörige Software vertreibt, ihren Verpflichtungen nicht nachkommen. Es wird jedoch damit gerechnet, dass die ausstehenden Anpassungen in den nächsten Wochen erfolgen“, so Jirasek. Durch die Prozessbibliothek, die das Land Hessen in Zusammenarbeit mit den Kommunen aufgebaut habe, könnten die meistgenutzten Anträge der Bürgerinnen und Bürger angeboten und durch einen Workflow digital weiterverarbeitet werden. Ob es das Beantragen von Parkausweisen, das Anmelden eines Hundes oder das Ausstellen einer vorübergehenden Gaststättenerlaubnis ist, die Prozesse stehen standardisiert zur Verfügung und können auf die jeweiligen Gegebenheiten vor Ort angepasst werden. „Verwaltungsleistungen, die aufgrund von Satzungsrecht angeboten werden, sind jedoch von Kommune zu Kommune unterschiedlich und müssen individuell digital aufgebaut werden“, heißt es im Bericht.

Elektronisches Bezahlen kommt

Zukünftig soll auch das elektronische Bezahlen der Dienstleistung, die online beantragt wurde, angebunden werden. Durch das ePayment könnten die antragstellenden Personen schnell und unkompliziert auf die Bezahlsysteme weitergeleitet werden. Dies erhöhe erfahrungsgemäß die Bereitschaft, die Gebühren zeitnah zu begleichen, und reduziere sich der Aufwand, der durch Mahnungen und Fehlbuchungen entstehe.

Seit 2019 arbeiten die Kommunen Eppstein, Liederbach am Taunus und Kriftel eng zusammen, um das umfangreiche Digitalisierungsprojekt bewältigen zu können. In vierzehntägigen Abstimmungsgesprächen kommen die Digitalisierungsbeauftragten der drei Kommunen (online) zusammen, um das Projekt zu planen und voranzutreiben. „Auch wenn teilweise auch unterschiedliche Wege begangen werden, da der Digitalisierungsstand innerhalb der drei Kommunalverwaltungen nicht einheitlich ist, profitieren alle drei Verwaltungen von den gemeinsamen Beratungen“, bilanziert der Erste Beigeordnete Franz Jirasek. Er hat zusammen mit der Ersten Stadträtin Sabine Bergold/Eppstein und Bürgermeisterin Eva Söllner/Liederbach erst kürzlich zusammen mit den jeweiligen Digitalisierungsbeauftragten beraten, wie das weitere Vorgehen aussehen kann. Es wurde ausdrücklich bestätigt, dass an der engen Zusammenarbeit festgehalten werden soll.

Für die Fortführung der Digitalisierung wurden 2022 Haushaltsmittel in Höhe von 20.000 Euro eingeplant. Hierdurch sollen Beratungsleistungen und die Softwareanpassungen zum Aufbau der eAkte finanziert werden. Fristgemäß bis Ende November 2021 wurde ein Antrag auf finanzielle Förderung beim Land Hessen eingereicht. Voraussichtlich erfolgt die Schulung eines gemeinsamen Prozessdesigners, damit die Anpassung der vom Land bereitgestellten Antragsportale auf die örtlichen Gegebenheiten erfolgen kann und die nicht unerheblichen Schulungskosten gedrittelt werden können.